Contenu actualisé le 16.06.2017

Facturation électronique

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Une conférence s'est tenue le 5 avril 2017 à la Chambre des Métiers sur le thème de la facturation électronique. Il en est ressorti que le changement vers un format digital est, non seulement légalement et techniquement possible, mais offre beaucoup d’avantages en termes de temps et d’économie.

Un fantastique gain de temps

Cette séance a été introduite par le témoignage de Monsieur Michel Sanna (Salons de coiffure BEIM FIGARO), véritable pionnier en matière de digitalisation, qui a expliqué sa démarche. Il a été aidé par sa fiduciaire afin de passer moins de temps à gérer des tonnes de papiers pour se concentrer sur son activité artisanale.

Suivant les termes de Monsieur Sanna: «passer à l’e-facturation est un simple changement d’habitude, comme de changer sa montre du poignet droit au poignet gauche, mais c’est surtout un gain en termes de temps tout à fait fantastique.»

Cadre légal et nouveautés

Maître Gary Cywie du Cabinet d’avocats Allen & Overy a expliqué le cadre légal de la facturation électronique mais également les nouveautés en matière de signature et d’archivage électronique qui peuvent s'avérer très utiles pour la mise en d'un système de facture électronique.

Les grandes règles à connaitre concernant la facture électronique sont les suivantes:

  • Une facture est considérée comme électronique à partir du moment où elle est émise et reçue sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Un simple document en format PDF envoyé par courriel est donc une facture électronique au sens de la loi régissant la TVA.
  • L’utilisation d’une facture électronique suppose l’acceptation du destinataire. En pratique, cette acceptation est normalement tacite. Cependant, un client peut s’opposer à recevoir des factures par voie électronique et – partant – aucun surcoût ne peut être exigé pour un envoi sous un format papier. 
  • Il appartient à chacun de déterminer les exigences formelles afin d’assurer notamment:
    - l’authenticité de l’origine de la facture, c'est-à-dire de l’identité de l’émetteur de la facture;
    - l’intégrité de son contenu, c'est-à-dire que le contenu de la facture n’a pas été modifié.   

Me Cywie a souligné que, si une facture ne doit pas être signée, une signature électronique permet néanmoins de garantir le respect des exigences légales, et qu’aujourd’hui, au Luxembourg, seul Luxtrust est autorisée à délivrer des certificats qualifiés de signature électronique.

   

Dématérialisation

A la suite de cet exposé, Monsieur Jean Racine de la société Labgroup a présenté le métier de tiers archiveur agréé par l’Etat pour dématérialiser et conserver vos documents (sous un format électronique).

La société Labgroup, archiveur au Grand-Duché depuis près de 40 ans, est devenue depuis 2 mois le 1er Prestataire de Service de Dématérialisation de de Conservation des documents agrée au Luxembourg (ou PSDC).

Cette société propose notamment une plafeforme très sécurisée permettant:

  • Pour l’émetteur:
    - d’émettre directement ses factures sous un format électronique sans qu’il n’existe un original papier;
    - de les envoyer par voie électronique et de les archiver sous format électronique;
    Pour les factures sortantes, l’économie de cette solution est de 40% à 60%, soit en moyenne de 7 euros par facture.
  • Pour le destinataire, de traiter les factures de manière automatisée, et de les conserver sans avoir à imprimer de copies papier. L’économie pour les factures entrantes est de 60% à 90%, soit en moyenne de 11 euros par facture.

   

Les bons réflexes en cas de fraude

Monsieur Pascal Steichen du GIE «Security Made In Lëtzebuerg» a présenté les principales fraudes, et les bons réflexes à avoir pour ne pas être exposé.

Il est utile de noter que ce service public propose plusieurs outils et formations afin de faciliter l’accès à la cybersécurité pour les PME, dont notamment:

  • une auto-évaluation en ligne de votre niveau de sécurité
  • un diagnostic sécurité gratuit dans vos locaux par un expert de CASES
  • un accompagnement payant avec des aides étatique jusqu’à 50% des frais engagés.

   

Vidéo de la conférence

Pour plus d'informations sur la facture (notion de facture acceptée, mentions obligatoires, etc.), consultez notre page Droit des contrats.

Infobox

Contact
, tél.: 42 67 67 - 252

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