Contenu actualisé le 17.08.2017

Les outils informatiques sur le lieu de travail

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L’utilisation d’outils informatiques sur le lieu du travail par l’employeur a fait l’objet de la conférence organisée le mercredi 17 mai 2017 par la Chambre des Métiers.

Usage au quotidien

Lors de cette conférence, Monsieur Michel Sanna (Salons de coiffure BEIM FIGARO) a témoigné sur les outils informatiques qu’il utilise en tant qu’employeur, et les démarches qu’il a dû faire, que ce soit pour l’installation d’un système de vidéosurveillance, d'un système de contrôle des entrées, ou pour envoyer des fiches de salaires par courriels à ses salariés.

Outils informatiques et comptabilité

Monsieur Jean-François Vanmuysewinkel (Fiduciaire des PME) a présenté:

  • des exemples d’applications informatiques en matière de saisie de pièces comptables pour l’établissement annuel des comptes;
  • l'accès journalier et très complet sur ses comptes;
  • la plateforme intitulée «pme-direct» qui procure une connaissance précise et actualisée de ses comptes via différents tableaux Excel et graphiques.

   

Surveillance sur le lieu de travail

Maître Gary Cywie (Cabinet d’avocats Allen & Overy) a détaillé les droits et les obligations de employeurs et des salariés en matière de surveillance sur le lieu de travail via l’utilisation d’outils informatiques.

La surveillance effectuée par des moyens techniques et de manière non-occasionnelle est spécifiquement règlementée par la loi modifiée du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement de données à caractère personnel.

La surveillance doit respecter les points suivants:

1. La surveillance doit correspondre à l’un des cinq cas énumérés par le Code du travail. L’article L.261-1 du Code du travail (auquel renvoie la loi de 2002) précise qu’un traitement des données à caractère personnel à des fins de surveillance sur le lieu de travail n’est possible que s’il est nécessaire:

  • pour les besoins de sécurité et de santé des salariés, ou 
  • pour les besoins de protection des biens de l’entreprise (*), ou 
  • pour le contrôle du processus de production portant uniquement sur les machines, ou 
  • pour le contrôle temporaire de production ou des prestations du salarié, lorsqu’une telle mesure est le seul moyen pour déterminer le salaire exact, ou 
  • dans le cadre d’une organisation de travail selon l’horaire mobile.

(*) A noter que la notion de «protection des biens de l'entreprise» revêt, dans ce contexte, une signification spécifique et doit être interprétée de façon restrictive.

2. La mesure de surveillance doit faire l’objet d’une autorisation préalable de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD).
L’autorisation de la CNPD dépendra du contexte particulier, et de ce que la mesure de surveillance envisagée soit bien nécessaire et indispensable, et non pas seulement une mesure d’opportunité́. La mesure de surveillance doit également respecter le principe de proportionnalité. Toutes les informations concernant les démarches administratives en la matière sont dé-taillées sur le site de la CNPD

Maître Gary Cywie a cependant souligné que le recours à un conseil juridique permet d'obtenir la confirmation que, selon les circonstances, la mesure de surveillance envisa-gée est généralement autorisée, et permet ainsi, soit d'éviter une procédure inutile, soit d'obtenir une autorisation plus efficacement.

3. L’employeur à l’obligation d’informer ses salariés avant de mettre en œuvre la mesure de surveillance qui a été autorisée. Si le consentement du salarié à une mesure de surveillance n’est pas une cause de légitimation, le salarié doit être adéquatement informé au préalable.

    

Bonnes pratiques

Monsieur Matthieu Farcot (GIE «Security Made In Lëtzebuerg») a clôturé cette conférence en présentant les bonnes pratiques à adopter:

  • effectuer les mises à jour qui sont proposées,
  • prévoir des sauvegardes qui soient déconnectées, bien stockées, et testées.

Les entreprises peuvent recevoir de l’aide:

    

Vidéo de la conférence

Infobox

Contact
, tél.: 42 67 67 - 252

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