Contenu actualisé le 04.01.2018

Archivage

Archivage numérique

1. Que signifie la numérisation de documents?

La numérisation des documents implique la transformation d'un document papier (texte ou image) en document électronique ainsi que sa sauvegarde dans un environnement sécurisé, structuré et accessible à tout moment.

2. Pourquoi sauvegarder ses données sous forme numérique?

La sauvegarde de vos données sous forme numérique vous permet d'accéder à vos données à tout moment et depuis n'importe quel appareil portable. Vous pouvez ainsi facilement partager, envoyer et organiser vos données à un prix abordable et, en même temps, protéger vos données contre les incendies et inondations en dématérialisant vos fichiers. En outre, vos documents peuvent être protégés contre toute modification ultérieure. En général, les entreprises consacrent en moyenne plus d’une heure par jour à chercher des informations dans des dossiers physiques. Numériser vos documents ne fait donc pas seulement économiser du temps mais aussi de l'argent.

3. Comment enregistrer et sauvegarder des fichiers sous forme numérique?

Les courriers papier entrants peuvent être scannés et ensuite être étiquetés avec des mots-clés. Ce marquage peut être fait manuellement ou automatiquement. Ainsi, les documents peuvent être récupérés à un stade ultérieur avec un seul clic. Même les documents générés numériquement, tels que des offres, factures, e-mails ou bons de livraison, peuvent être stockés de manière à pouvoir être facilement retrouvés si nécessaire grâce à des fonctions de recherche intégrées aux programmes. Cependant, l'acquisition d'un système d’archivage électronique ne suffit pas, il faut aussi que tous les employés reçoivent la bonne formation pour utiliser le système d’une manière adéquate.

4. Quels sont les avantages d'un système d'archivage électronique?

  • Gain de temps et d'argent
  • Facilite la recherche des documents
  • Economies d'espace car moins de dossiers physiques à ranger

5. Comment s’assurer que les données sont stockées en toute sécurité?

Une sauvegarde des données de votre entreprise doit être faite sur base régulière. La création d'une copie numérique des données garantit que les données stockées sur le serveur ne seront pas perdues en cas d'incendie, de dégâts des eaux ou de vol. Par conséquent, copiez tous les documents importants et déposez les copies, par exemple, sur un serveur dans un emplacement sécurisé et hors de votre entreprise. Lors du stockage des données numériques, n’oubliez pas de prendre également en compte les mesures de protection nécessaires pour vous protéger contre des cyberattaques. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans la section Sécurité.

Cependant, la copie de données dans le cloud d’un centre de données est encore plus sûre, puisque le stockage de données est entre les mains de professionnels avec une double sauvegarde.

6. Le «Cloud» - c'est quoi?

Quand les données et les programmes ne résident pas localement sur un ordinateur de votre entreprise, mais sur des serveurs informatiques gérés de manière externe, on parle de «Cloud Computing». Des photos et autres fichiers peuvent être sauvegardés automatiquement dans le « nuage » et peuvent être consultés ou édités de partout dans le monde. La capacité de stockage ainsi que les coûts encourus dépendent du modèle ou du fournisseur que vous choisissez.

Les services de stockage en ligne tels que Dropbox, Google Drive et iCloud sont pratiques et peu coûteux, mais ils doivent être traités avec prudence. Avant de sélectionner un fournisseur de services «Cloud», n’oubliez donc pas de vous informer consciencieusement sur l’endroit de stockage de vos données et la base légale à laquelle elles sont soumises.

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