Die elementaren Bausteine der internen Unternehmenskommunikation

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1. Interner Chat- und Sofortnachrichten-Tools

Chat-Tools wie Slack, Cisco Jabber, Microsoft Teams, Google Hangout oder WhatsApp sind unglaublich nützlich für die Kommunikation in kleinen Gruppen und schnelle Einzelgespräche. Sie machen es Ihnen leicht, jemanden zu erreichen, wenn Sie sich über ein Projekt informieren möchten, anstatt lange E-Mail-Ketten zu durchforsten oder einen Telefonanruf zu vereinbaren.

Vor allem, wenn Sie Mitarbeiter haben, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, sollten Sie diese effektiven Kommunikationslösungen nicht vernachlässigen.

Um Dokumente auszutauschen, sind Chat-Tools jedoch nicht die geeignete Lösung. Hier sollte man zu Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und kollaborative Zusammenarbeit greifen.

2. Cloudbasierte Kollaborationslösungen

In Ihrem Unternehmen werden wahrscheinlich viele Dokumente, Tabellen, Videos, Präsentationen und andere Dateien bearbeitet. Da heute immer mehr Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten, müssen Dokumente von verschiedenen Geräten aus, gemeinsam genutzt und bearbeitet werden können. Um Dateien sicher zu verwalten, benötigen Sie eine cloudbasierte Kollaborationslösung.

Mit einer Lösung für die gemeinschaftliche Nutzung von Dokumenten können Sie alle Ihre Dateien an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahren, Berechtigungen verwalten und die Versions-Kontrolle aufrechterhalten. Beliebte Tools wie SharePoint, Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox und OneDrive bieten alle diese Funktionen, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Dateien nicht verloren gehen und gleichzeitig für jeden Mitarbeiter verfügbar sind.

3. Interne Nachrichten (Newsletter) und Intranet

Ein regelmäßiger interner Newsletter und ein gut gepflegtes Intranet tragen dazu bei, dass sich die Mitarbeiter mit der Unternehmensleitung verbunden fühlen, Antworten auf ihre Fragen erhalten und den Kontext neuer Initiativen und Veränderungen im Unternehmen verstehen.

Der Newsletter, sowie das firmeneigene Intranet, sollten sich demnach auf die Unternehmensziele konzentrieren, aber auch den Mitarbeitern eine Möglichkeit bieten, aus ihrer Routine auszubrechen.

Beim Erstellen eines internen Newsletters und/oder eines Intranets sollten Sie folgende Schritte beachten:

• Erstellen Sie einen Inhaltsplan.
  Wenn Sie Ihre Mitteilungen konsequent planen, können sich die Mitarbeiter auf die wöchentliche Aktualisierung freuen. Außerdem haben Sie so mehr Zeit für die Erstellung ansprechender Inhalte.
  
  
• Verwenden Sie Bildmaterial.
  Genau wie andere Marketingkampagnen sollten auch interne Newsletter optisch ansprechend sein. Je mehr Mühe Sie sich mit dem Design geben, desto eher werden die Mitarbeiter den Inhalt lesen wollen.
  
  
• Binden Sie Unterhaltung und Metriken ein.
  Nutzen Sie Umfragen und Wettbewerbe, um das Erlebnis spielerisch zu gestalten. Sie können auch einen Übersichtsplan oder Grafiken über die Leistung des Unternehmens in bestimmten Bereichen einfügen.
  
  
• Heben Sie Kommunikationskanäle hervor.
  Erinnern Sie die Mitarbeiter an die Kommunikationskanäle, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen.
  
  
• Teilen Sie Entwicklungen und Informationen über Ihre Gewerbebranche mit.
  Die Mitarbeiter wollen wissen, was die neuesten Trends und Entwicklungen in ihrer Branche sind. Sie sollten Informationen aus externen Quellen bereitstellen, die einen Mehrwert für die Arbeit der Mitarbeiter darstellen.

Interne Newsletter und Intranet bieten Ihnen die Möglichkeit, die Mitarbeiter mit dem Unternehmen vertrauter zu machen. Wenn Sie dies im Hinterkopf behalten, können Sie Inhalte erstellen, die Ihre Mitarbeiter regelmäßig lesen möchten.

4. Projektverwaltungslösungen

Bei der gleichzeitigen Bewältigung von mehreren Arbeitsschritten kann schnell der Überblick verloren werden und somit Raum für Fehler geschaffen werden. Um dem vorzubeugen, gibt es eine Vielzahl von Projektverwaltungslösungen, die Sie bei der Zuweisung, Verwaltung und Abarbeitung von Arbeitsschritten und Projekten unterstützen.

Lösungen wie Trello, Asana und Basecamp zählen zu den meistverbreiteten Projektverwaltungs-Tools, die Mitarbeiter bei der Verwaltung von Projekten und Terminen unterstützen. Diese Lösungen ermöglichen es Ihnen, Kommentare und Unteraufgaben zusammen mit Fälligkeitsdaten in einem integrierten Kalender zu erstellen, um bei Projekten stets den Überblick zu behalten.

5. Video-Chat-Lösungen

Eine Video-Chat-Lösung ermöglicht es Mitarbeitern, über das Internet per Sprachanruf oder per Sprach- und Videoanruf in Verbindung zu treten. Gängige Beispiele für Video-Chat-Lösungen sind Skype, Zoom, Google Meet und Microsoft Teams.

Mitarbeiter oder Abteilungen, die regelmäßig miteinander kommunizieren müssen, brauchen die richtigen Werkzeuge, um dies effektiv zu tun. Hier kommen Video-Chat-Lösungen ins Spiel, die, besonders in Zeiten der Pandemie, einen wichtigen Teil der internen Kommunikation darstellen.

Was bedeutet interne Kommunikation eigentlich?

Unabhängig von der Größe eines Unternehmens ist der transparente Austausch von Informationen, Arbeitsprozessen und die dazugehörigen Aufgaben der Schlüssel zum Erfolg. Hier besteht die Herausforderung darin, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu den Informationen hat, die für die ordnungsgemäße Durchführung der Arbeitsprozesse erforderlich sind.

Des Weiteren ist die interne Kommunikation ein wichtiges Instrument der Geschäftsführung, um relevante Informationen an die Mitarbeiter zu übermitteln, Feedback zu erhalten und Vertrauen zu schaffen.

Um dies in der Praxis zu erreichen, sind folgende Arten der Unternehmenskommunikation zu berücksichtigen:

• Abwärtskommunikation
  Die Abwärtskommunikation informiert die Mitarbeiter über die allgemeine Geschäftsstrategie und die Zielrichtung des Unternehmens. Sie ist in der Regel unternehmensübergreifend und von Natur aus formell – z. B. in Form von Besprechungen vor Ort, Videokonferenzen oder interne Unternehmens-Newsletter.
  Es ist wahrscheinlich, dass diese Art der Kommunikation in Ihrem Unternehmen bereits etabliert ist. Wenn Sie jedoch die Art und Weise, wie diese Informationen an die Mitarbeiter weitergegeben werden, kontinuierlich verbessern, kann dies dazu beitragen, das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu stärken.
  
  
• Aufwärtskommunikation
  Um die Mitarbeiter einzubinden und ihre alltäglichen Erkenntnisse für die Unternehmensentwicklung zu nutzen, ist die Aufwärtskommunikation unabdingbar.
  Virtuelle Umfragen oder regelmäßige Feedback-Sitzungen ermöglichen es, Probleme im Unternehmen frühzeitig zu erkennen, und zu erfahren, wie sich die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag fühlen. Jedem Mitarbeiter – unabhängig von seiner Rolle, seiner Position oder seinem Standort – eine Stimme zu geben und somit zu ermöglichen eine aktive Rolle bei der Gestaltung des Unternehmens zu spielen, ist zweifelsohne eine Bereicherung für den Betrieb.
  
  
• Veränderungskommunikation
  Unabhängig von der Branche, der Unternehmensgröße oder der Strategie ist der Wandel Teil der natürlichen Entwicklung eines Unternehmens.
  Ganz gleich, ob es sich um einen neuen Standort, eine neue Software, einen neuen Prozess oder eine branchenbezogene Änderung handelt, ist eine transparente interne Kommunikation der wichtigste Faktor für die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen im Unternehmen.

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