Effizienz, Zeit- und Geldersparnis mit Hilfe des papierlosen Büros

Mon entreprise Publié le 26.04.2018
Worskhop Papierlose Unternehmen

Am 24. April 2018 fand in der Chambre des Métiers unter dem Motto „Das papierlose Unternehmen“ die dritte Veranstaltung der Workshop-Reihe „Digital durchstarten“ statt. Gleich mehrere Referenten gaben hier Einblick in bewährte Praktiken ihres papierarmen Büros und stellten Potenziale und Hürden bei der Umsetzung vor.

Ein papierloses Büro kann die Verwaltung Ihres Betriebes um ein Vielfaches vereinfachen. Dabei nimmt vor allem die elektronische Archivierung eine wichtige Rolle ein. „Anhand von Stichwörtern wie z.B. Absender, Rechnungsnummer oder Projektname können Sie schnell und gezielt nach Dokumenten und Inhalten suchen“, erklärt Herr Zimmer von WCT GmbH. „Dabei ist es wichtig, dass die digitale Archivierung wenig Aufwand mit sich bringt, denn sonst bleibt man beim Papier.“ Die Systeme von heute erlauben jedoch, dass Inhalte automatisch erkannt, gelesen und strukturiert werden. Daraus ergibt sich ein enormer Zeitgewinn für Sie und Ihre Mitarbeiter. „Dabei müssen Sie nicht zwingend auf Ihre altbekannte Email- oder Handwerkersoftware verzichten, denn moderne elektronische Archivierungssysteme können mittlerweile in das Programm Ihrer Wahl integriert werden“, meinte Herr Zimmer schlussendlich.

„Einem gut funktionierenden papierlosen Büro geht eine gute Organisation auf Papier voraus“, meinte Herr Kirchen von der Firma Ferisol und fügte hinzu, dass eine genaue Kenntnis der eigenen Geschäftsprozesse wichtig sei, um alle Vorteile der Digitalisierung nutzen zu können. „Anfangs wurde ich belächelt, als ich meine Mitarbeiter mit Smartphones ausgestattet habe“, erzählte Herr Kirchen anschließend. „Heute sind diese jedoch nicht mehr aus unserem beruflichen Alltag wegzudenken. Wir nutzten sie mittlerweile für Baustellendokumentation, Aufmaß, Angebotserstellung und vieles, vieles mehr“, fügte er begeistert hinzu. Papier wird bei Herr Kirchen somit nur noch selten genutzt, da mobile Endgeräte mit Cloud-Anbindung dieses weitgehend ersetzt haben und große Zeitvorteile mit sich gebracht haben.

„Ein Briefumschlag, eine Briefmarke, ein Blatt Papier, zum Postamt gehen. All dies kostet Geld und Zeit. Die Digitalisierung kann hierbei helfen“, meinte anschließend Herr Sanna von Coiffeur Beim Figaro und fügte hinzu „Technisch ist heutzutage vieles machbar.“ Das größte Einsparpotential sieht der Friseurmeister vor allem im Lieferanten- und Personalbereich. Rechnungen von Lieferanten werden deshalb nur noch digital empfangen, die Lohnabrechnung der Mitarbeiter ausschließlich per Email versandt. Gekoppelt mit einer digitalen Schnittstelle zur Buchhaltung führt dies zu einer großen Zeitersparnis. „Es gibt keinen Stichtag an dem alle Handwerksunternehmen digital sein müssen. Aber wir kommen nicht daran vorbei“, versuchte Herr Sanna zu motivieren und meinte, dass sich Veränderungen anfangs immer unangenehm anfühlen, man sich nach kurzer Zeit jedoch schnell daran gewöhnen würde und so die Vorteile zeitnah erkennen würde.

„Auch wir haben anfangs unseren ersten Aufmaße klassisch auf Papier niedergeschrieben“, gab Matthias Meyer der Firma Meyer Frères zu. „Wir haben aber relativ schnell gemerkt, dass dies nicht die beste Lösung sei und haben angefangen nach einer besseren, digitalen Alternative zu suchen.“ Mittlerweile nutzt die Firma einen 3D Laserscanner um jeden noch so kleinen Winkel eines Raums hochgenau und in kürzester Zeit auszumessen. „Dadurch erhalten wir wesentlich mehr fehlerfreie Informationen, was wiederum zu einem großen Zeit- und Kostenersparnis führt“, meinte Herr Meyer und fügte hinzu, dass die Information natürlich nur nützlich sei, wenn sie einfach und schnell aufrufbar wäre. Doch auch hier greift die Firma auf eine digitale Projektmanagementsoftware zurück, um Informationen wie z.B. Aufmaße, Kundendaten oder Fotos getrennt nach Baustelle zu sortieren und sie anschließend mit ihren Mitarbeitern zu teilen.

Abschließend hatten die Teilnehmer die Möglichkeit, sich untereinander über ihre Erfahrungen und Ideen auszutauschen.

 

Ansprechpartner

Yann Hellers (T.: 42 67 67 305, Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.)
Carmen Kieffer (T.: 42 67 67 306, Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.)

 

Weitere Informationen zu den kommenden Workshops

Die Anmeldungen für den nächsten Workshop, der am 20. Juni 2018 zum Thema „eCommerce“ stattfindet, sind auch schon offen.

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