3 Vorteile der Prozessoptimierung durch eine digitale Datensammlung

3 Vorteile der Prozessoptimierung durch eine digitale Datensammlung

Mon entreprise Publié le 11.07.2022

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Unternehmen sammeln eine Unmasse an Daten. Diese Daten stellen, wenn ausgewertet, ein enormes Potenzial dar. Oft werden diese Daten jedoch auf Papier gesammelt, eingesehen, abgeheftet und vergessen oder mühsam abgetippt, um sie zu digitalisieren. Durch die Nutzung digitalisierter Formulare können interne Prozesse optiert und Zeit eingespart werden.

Strukturierte Datensammlung. Digitalisierte Formulare mit vorgegebenen Feldern und Posten ermöglichen es Unternehmen Daten in einer strukturierten Form zu sammeln, für alle verständlich darzustellen, sich an sprachliche Bedürfnisse anzupassen und automatisiert auszuwerten. Dies führt nicht nur zu Standardisierung der Eingaben, sondern auch zur zentralen Sammlung und Auswertung der Daten. Die Datenveranschaulichung kann von Nutzertyp zu Nutzertyp angepasst werden, sodass nur nutzerrelevante Daten angezeigt werden. Somit wird Doppelarbeit eliminiert und Zeit eingespart.

Aktuelle Daten. Die digitale Datensammlung ermöglicht es, Daten immer und von überall einzutragen, zu kontrollieren und zu aktualisieren. Somit kann die Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen sichergestellt werden.  Die auf Laptops, Tablets oder Smartphones gesammelten Daten können direkt in Echtzeit an das Büro weitergeleitet werden. Dies ermöglicht es Büroarbeitern mit aktuellen Daten zu arbeiten, informiertere Entscheidungen zu treffen, frühzeitig Probleme (z.B. Verzögerungen) zu erkennen und Prozesse (z.B. Rechnungsstellung) zu beschleunigen. Auch im Büro eingetragene Änderungen werden direkt auf den Arbeitsgeräten der Außendienstmitarbeiter widergespiegelt. Unternehmen können agieren, anstatt zu reagieren.

Direkte Datenvalidierung. Die direkte, strukturierte Eingabe von Informationen ermöglicht es Außendienstarbeitern den Kunden saubere, gut strukturierte Arbeitsblätter zur Validierung vorlegen. Diese können dann auch direkt digital unterschrieben und ins Büro übertragen werden. Im Büro angekommen, können sie von den Verantwortlichen kontrolliert, gegebenenfalls weitergeleitet und bearbeitet werden.  Dies reduziert nicht nur die administrative Arbeit, sondern beschleunigt auch Zahlungsprozesse.

Dino Casciato von Luxsecurity Luxembourg S.A. gibt in unserem Video mehr Informationen zum Thema:


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